Jogi korlátokkal leginkább a XX. század második felében készült iratok kutatása során kell számolni.

• Az 1990. május 1. után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc év lejárta előtt a belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítést tartalmazó levéltári anyagban való kutatáshoz az iratokat átadó (keletkeztető) szerv hozzájárulása is szükséges.
• A személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az érintett halálozási évét követő harminc év után kutatható.
• Amennyiben a halálozás éve nem ismert, akkor az érintett születésétől számított kilencven év, ha ez sem ismert, akkor az irat keletkezésétől számított hatvan év a védelmi idő a személyes adat tekintetében.

Mivel egy irat esetében ritka, hogy személyes adatot nem tartalmaz vagy a szövegben szereplő személyről azonnal megállapítható halálának, ennek hiányában a születésének időpontja, ezért a hatvan éves védelmi idő szinte mindig érvényesül.

A védelmi idő lejárta, vagyis általában hatvan éven belül is kutatható a levéltári anyag, amennyiben:

• a kutatás – a kérelmező költségére – anonimizált másolattal is megvalósítható
• a kutatáshoz az érintett, illetve annak halálát követően bármely örököse vagy hozzátartozója a kutató kérésére hozzájárult
• a kutatásra tudományos célból van szükség.

A tudományos célú kutatást igazolni kell. A kutatónak csatolni kell, valamely tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző szerv (pl. MTA intézetei, egyetemi, főiskolai intézetek és tanszékek, megyei múzeumok, könyvtárak és levéltárak) - a kutató részletes kutatási terve alapján megadott – támogató állásfoglalását. Ezen felül a kutatónak írásos nyilatkozatban vállalnia kell, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat az Adatvédelmi törvényben (32. §) meghatározott módon használja fel.

Titkosnak, illetve bizalmasnak minősített iratokban a minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártán belül, csak a minősítő hozzájárulásával folytatható kutatás. A levéltári kutatásra vonatkozó törvényi szabályozás megtekintéséhez kattintson ide!